Fiskalizácia, dobrý nápad?

Povinnosť používať registračnú pokladnicu máme na Slovensku už dávno, ešte v roku 1995 ju do praxe uviedla vyhláška z pera Ministerstva financí. Jej snahou bolo okrem zvýšenia príjmov štátneho rozpočtu aj ochrana samotného obchodníka pred vlastným personálom a odbúranie zložitej administratívy.

Výsledok mohol byť možno aj o niečo zaujímavejší nebyť toho, že niektorí obchodníci našli spôsob ako do pokladnice vstupovať a pozmeňovať údaje vo svoj prospech. Spustila sa teda nová vlna opatrení a štát prišiel s novým riešením. Zákon č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice začal postupne platiť už od roku 2008. Najprv vymedzil povinnosti pre servisné organizácie, rok na to začali ustanovenia platiť aj pre obchodníkov. Tí si mali pôvodne, už do konca roka 2010, zaobstarať certifikované, alebo inak povedané fiskalizované, registračné pokladnice, vybavené fiskálnou pamäťou, elektronickým žurnálom, plombou a ďalšími detailami, ktoré mali z registračnej pokladnice urobiť nedobytnú pevnosť. Vzhľadom na to, že tento zámer sa nestihol v reálnom čase zrealizovať, bol posunutý zákonom č. 494/2010 o jeden ďalší rok. 

Dnes máme teda pred sebou ďalší termín - 31. december 2011, ktorý na mnohých obchodníkov pôsobí ako nemilosrdný kat. Mnohým chýba konkrétna informácia, či sa nadchádzajúce zmeny týkajú aj ich a ak áno, v akej miere. Ako to teda je:

- pokiaľ ste pred dátumom 30.december 2010 používali registračnú pokladnicu, pretože ste predávali tovary alebo služby podľa prílohy zákona, bude Vás zaujímať dátum 31. december 2011. Je to posledný deň, kedy ešte môžete použiť nefiskalizovanú pokladnicu, tzn. pokladnicu, ktorá nie je certifikovaná podľa zákona č. 289/2008, a teda servisná organizácia v nej nevykonala žiadne zmeny a ani jej nepridelila novú plombu. V tomto prípade je najvhodnejší čas kontaktovať Vašu servisnú organizáciu, ak ste tak ešte neurobili, a dohodnúť si termín stretnutia. Vašu pokladnicu čaká fiskalizácia. 

- pokiaľ ste podnikateľský subjekt, ktorý vznikol po 1. januári 2011 (resp. presne 30. decembra 2010, kedy zákon č. 494/2010 nadobudol platnosť) alebo ste začali predávať tovary, resp. poskytovať služby podľa prílohy zákona po tomto dátume, otázka fiskalizovaných pokladníc sa Vás už týka. Všetky novovzniknuté subjekty po tomto dátume majú povinnosť zaobstarať si už len fiskalizovanú pokladnicu a riadiť sa pri predaji výhradne zákonom č. 289/2008 Z.z.

- pokiaľ ste doteraz nemali povinnosť používať registračnú pokladnicu, pretože ste predaje  realizovali cez príjmové pokladničné doklady a vystavené faktúry, ktoré Vám zákazníci uhrádzali v hotovosti či bezhotovostne, teraz tomu bude inak. Zákon jasne hovorí, že pokiaľ prijmete hotovosť za úhradu faktúry, musíte túto platbu bezodkladne zaevidovať vo Vašej registračnej pokladnici. Pokiaľ by sa úhrada realizovala na účet, táto povinnosť sa Vás netýka. Dôležité je zdôrazniť, že táto zmena sa týka len tých subjektov, ktorí predávajú tovar alebo poskytujú služby podľa prílohy zákona, teda nie všetkých, ktorí prijímajú úhrady pohľadávok v hotovosti. Zákon je dokonca prísnejší, nie len úhrady faktúr v hotovosti ale aj každý vklad do pokladnice alebo prijatý preddavok musí byť v pokladnici zaevidovaný. Ak takúto pokladnicu ešte nevlastníte, je teraz najvyšší čas si ju zaobstarať. 

Dobrá správa je, že zmena sa síce dotýka všetkých tovarov, ale nie všetkých služieb. Tieto služby sú presne vymedzené v prílohe zákona. Znamená to, že registračnú pokladnicu si nemusia zaobstarávať ani účtovníčky ani elektrikári, či murári ani mnoho ďalších profesií, pokiaľ poskytujú výhradne služby z príloh zákona. Ak by však popri týchto službách predávali aj tovar alebo poskytovali služby mimo prílohy zákona, povinnosť používať registračnú pokladnicu by sa ich už týkala. Napríklad elektrikár nakupuje a predáva materiál, za svoje služby môže zinkasovať tržbu v hotovosti bez povinnosti vystaviť bloček, ale za predaný materiál by už bloček vyhotoviť mal. Prejdite si tento zoznam ak poskytujete služby ešte predtým ako sa pustíte do hľadania pokladnice.

Zákon rozoznáva okrem pojmu elektronická registračná pokladnica aj pojem fiskálna tlačiareň, ktorá pracuje len po pripojení k počítaču, pre ďalšie potreby však budeme používať len jednotný pojem ERP. 

Ako si vybrať správnu ERP?

Predpokladajme, že aj vy stojíte pred otázkou kúpy novej registračnej pokladnice či fiskálnej tlačiarne. Čo bude pre Vás rozhodujúce a aké otázky by ste si mali položiť pred tým, ako sa pustíte do hľadania tej pravej? 

Na samotnom začiatku je dobré si uvedomiť, aké potreby vyplývajú z Vašej podnikateľskej činnosti a zároveň,  aké potreby majú alebo budú mať Vaši zákazníci. Nájsť prijateľný kompromis medzi cenou a kvalitou je potom už len otázkou času. Na trhu je nemalé množstvo rôznych predajcov a distribútorov, ktorý Vám môžu ponúknuť širokú paletu najrôznejších fiskálnych systémov, ktoré sa od seba líšia cenou, funkčnosťou, či konštrukciou. Zhrňme si teda základné aspekty, ktoré by mohli ovplyvniť výber toho pre Vás najvhodnejšieho riešenia: 

registračná pokladnica či fiskálny modul? – registračná pokladnica je samostatné funkčné zariadenie, ktoré je možné buď pripojiť k počítaču, pričom predaj sa bude uskutočňovať prostredníctvom softvéru alebo je možné predaj realizovať samostatne bez pripojenia k počítaču, zadávaním predajov cez klávesnicu pokladnice. Registračná pokladnica je v zásade lacnejšia ako fiskálny modul, nie je totiž nutné dokupovať fiskálnu tlačiareň určenú na tlač bločkov. Fiskálny modul má tiež svoje výhody, najmä pokiaľ plánujete pracovať v sieti. Na jeden fiskálny modul môže tlačiť viacero počítačov v rámci siete. Fiskálny modul však nie je samostatné zariadenie a k prevádzke potrebuje prepojenie na počítač. V zásade je drahší, keďže jeho súčasťou je aj špeciálna fiskálna tlačiareň určená na tlač bločkov. 

počet predávaných položiek – základným parametrom každej ERP je aj počet tovarových položiek alebo tovarových skupín, ktoré je možné do pokladne zaevidovať. Niektoré pokladne umožňujú aj dodatočne rozšíriť tento počet. To či budete potrebovať 100 alebo 10 000 položiek, by ste si mali určite zvážiť ešte pred kúpou.

kapacita fiskálnej pamäte a elektronického žurnálu – Pri kúpe je potrebné pamätať aj na požiadavky zákona, ktorý vyžaduje aby kapacita fiskálnej pamäte vystačila na dobu minimálne 5 rokov. Fiskálnu pamäť je potrebné po naplnení kapacity vymeniť. Do fiskálnej pamäte sa okrem iného ukladajú aj výstupy denných uzávierok. Elektronický žurnál vlastne nahradzuje papierové pásky, ktoré je nutné archivovať po dobu 10 rokov. Počet takýchto záznamov môže byť rôzny pre jednotlivé typy pokladní. 

predmet a miesto podnikania – niekto si povie, pokladnica ako pokladnica, ale porovnajme si  napríklad predajňu s exkluzívnym oblečením, reštauráciu, či stánok s rýchlym občerstvením. Všetky predávajú tovary, frekvencia predaja je však rôzna, pokiaľ sa strieda zákazník za zákazníkom, ktorý nemá záujem o dlhé čakania v radoch, budete pri výbere pokladne prihliadať aj na rýchlosť tlače bločkov. Tento aspekt pre Vás však nemusí byť rozhodujúci pri menšom objeme predaja. Rovnako, pokiaľ je Váš stánok riešený minimalisticky, budete hľadať aj pokladňu na to prispôsobenú, menšiu rozmerovo, ideálne samostatné zariadenie, ktoré dokáže pracovať aj bez pripojenia k počítaču. Pokiaľ ste obchodným cestujúcim predávajúcim tovar, zaobstaráte si ľahko prenosnú pokladňu s nízkou hmotnosťou a kompaktnými rozmermi. Špeciálnym príkladom sú spomínané reštauračné služby, ktorých prevádzka si bežne vyžaduje pracovať s otvorenými účtami, alebo spájať či rozdeľovať neuzavreté účtenky. Pýtajte sa na to svojho predajcu!

-pripájanie periférnych zariadení – mnohé prevádzky, ako napríklad potraviny, predajne s ovocím a zeleninou si vyžadujú, aby bolo možné ich pokladňu pripojiť na rôzne prídavné zariadenia ako sú  váhy, skenery, platobné terminály či pokladničná zásuvka. Samozrejmosťou je pre mnohých aj možnosť pripojiť pokladňu k počítaču alebo možnosť sťahovanie žurnálu na SD kartu. Nie každá pokladňa musí spĺňať túto požiadavku a líšiť sa môže aj v type komunikačného rozhrania (USB, RS–232, RS–485 apod.). Fiskálna tlačiareň napríklad nie je samostatné zariadenie a k jej prevádzke je nevyhnuté pripojenie k počítaču. 

- prepojenie s iným softvérom – pri kúpe novej ERP by sme mali brať do úvahy aj ekonomický softvér, ktorý už možno využívame pri našej podnikateľskej činnosti. Prepojenie medzi ERP a skladom, či fakturáciou môže výrazne uľahčiť a zrýchliť prácu a bola by škoda to nevyužiť. Mnohí poskytovatelia ekonomických softvérov ponúkajú v rámci licencií možnosť prepojiť fungovanie softvéru s konkrétnym typom ERP. Spoločnosť Kros a.s. ponúka prepojenie programov Omega a Alfa na desiatky modelov ERP od najvýznamnejších predajcov a distribútorov ERP na trhu. Preto, pokiaľ ekonomický softvér už používate a plánujete jeho prepojenie, je vhodné sa pred kúpou informovať, s akými ERP Váš program v zásade komunikuje.   

ďalšie požiadavky ako sú evidencia zákazníkov, označenie čísla faktúry na účtenke, či viac farebná tlač môžu tiež ovplyvniť Vaše rozhodovanie medzi jednotlivými modelmi. Aj taký detail akým je zobrazovací displej môže spĺňať rôzne kritériá ako napríklad veľkosť, podsvietenie alebo možnosti zmeny pozície displeja.

Kto mi s tým môže pomôcť?

Myslíte, že ste sa v tejto situácii ocitli úplne sami, a je len na Vašich pleciach aby ste sa z toho úspešne a „bezbolestne“ vymotali? Mýlite sa, ide o rádovo tisíce užívateľov, ktorí stoja pred rovnakou alebo podobnou úlohou – fiskalizovať svoje staré pokladne alebo zakúpiť novú. Túto situáciu si uvedomujú aj samotní predajcovia pokladní, servisné organizácie i poskytovatelia softvérov. Najrôznejšími spôsobmi sa snažia šíriť osvetu o blížiacej sa zmene a pripraviť svojich zákazníkov, čo najlepšie. 

Ak už ste teda majiteľom pokladnice, neváhajte kontaktovať Vášho predajcu, resp. servisnú organizáciu, ktorá sa aj doteraz starala o servis Vašich pokladníc. Najlepšie Vám dokážu poskytnúť informácie o tom, či je možné Vašu pokladnicu fiskalizovať alebo bude nutné zakúpiť nové zariadenie. Bohaté informácie nájdete aj na webových stránkach predajcov, kde sa snažia promptne informovať o stave certifikácie jednotlivých pokladníc a o ďalších užitočných informáciách ohľadom fiskalizácie. 

Ak sa Vás zmena zákona dotkla v tom smere, že si registračnú pokladnicu musíte zaobstarať prvý krát, je určite najdôležitejším momentom výber správneho dodávateľa Vašej novej pokladnice. Z časového hľadiska ide totiž o dlhodobý vzťah, ktorý sa nekončí len úhradou faktúry, ale kde postupom času oceníte najmä kvalifikovanosť a odborné skúsenosti Vášho dodávateľa. Každý dodávateľ pokladníc má uzatvorenú zmluvu so servisnými organizáciami, ktoré sú ako jediné oprávnené robiť akékoľvek zásahy do Vašej pokladnice. Zoznam servisných organizácií je zverejnený aj v registri a na stránke daňového riaditeľstva. Určite nie je na škodu, ak servisná organizácia sídli vo Vašom meste, či okrese, aby v prípade nutnosti dokázala promptne zareagovať na vzniknutú situáciu. V neposlednom rade by Vám dodávateľ mal ponúknuť aj možnosť preškolenia Vášho personálu pre odbornú prácu s pokladnicou. 

Ďalšie informácie ohľadom fiskalizácie nájdete aj na rôznych portáloch na internete alebo v odborných článkoch. Aj firma Kros a. s. sa snaží prostredníctvom svojej stránky, školení a konzultantov šíriť tieto informácie ďalej a pripraviť zákazníkov na deň F.

Čo ak to nestihnem?

Zákon číslo 289/2008 Z.z. sa vo svojom znení odvoláva na sankcie a porušenia povinnosti používať elektronickú registračnú pokladnicu. Do nemilosti je možné sa dostať naozaj mnohými spôsobmi, spomeňme teda tie najbežnejšie:

- pokiaľ pokladnicu nepoužijete, alebo použijete takú, ktorá nebude spĺňať požiadavky podľa osobitého predpisu, resp. ju vlastným zásahom vyradíte z prevádzky, riskujete pokutu vo výške od 330 až do 3300 EUR.

ak by ste tržbu do pokladne zaevidovali, ale nevydali by ste pokladničný doklad, resp. ten by nespĺňal náležitosti podľa osobitného predpisu môže Vám daňový úrad uložiť pokutu vo výške od  30 do 330 EUR.

- ak by ste mali viacero prevádzok ale nie každá by bola vybavená pokladnicou, ak by ste nevykonali povinnú servisnú kontrolu, povinnú dennú uzávierku alebo neviedli knihu elektronickej registračnej pokladnice riskujete tiež pokutu od správcu dane vo výške od 30 do 3300 EUR.

Tých možností ako porušiť zákon je samozrejme viac, preto odporúčam ešte pred spustením prevádzky, si dobre naštudovať §35 ods. 8 až 11 Z. z. o správe daní a poplatkov. Tento zákon však platí len do konca roka, preto od nového roka už nájdete tieto ustanovenia priamo v zákone č. 289/2008 Z.z,  § 16a a § 16b.

Slovo na záver

Pri písaní zákona sa myslelo naozaj na všetko, definuje do detailov aké podmienky má pokladnica spĺňať, ako má byť vyhotovený a označený doklad, ako majú vyzerať uzávierky, ako sa majú evidovať tržby či úhrady faktúr, aj aké sú povinnosti servisných organizácií. A prečo teda toto všetko? Ďalšia snaha štátu ochrániť štátny rozpočet a lepšie kontrolovať podnikateľské subjekty? Zámerom bolo kontrolovať všetky tržby a úhrady cez pokladnicu, v ktorej už nebude možné tieto údaje pozmeňovať. Ale čo ak sa tržba či úhrada do pokladnice vôbec nedostane? Nie je práve toto kameňom úrazu daňových únikov? Prijať peniaze a nevystaviť daňový doklad?  A nebude mať teda celá táto snaha práve opačný efekt? Dá sa predpokladať, že podnikatelia sa budú snažiť úhrady smerovať cez banku napriek tomu, že budú riskovať oneskorené platby. Ušetrí im to však značné výdavky nie len na obstaranie pokladnice, ale aj ďalší servis (zákon ukladá povinnosť vykonávať servisné kontroly každých 5 rokov). Nech je to už ako chce, skutočné výhody i nevýhody týchto zmien ukáže naozaj len čas. 

Autorka Ing. Martina Kokošová je konzultantkou programu OMEGA – podvojné účtovníctvo

Foto - archív, flickr.com